Work From Home - Những điều cần lưu ý

Sau sự xuất hiện của Covid-19 thì chúng nhu cầu work from home (WFH) và remote working càng thể hiện là một xu thế mới. Tuy nhiên nó lại đặt ra một vấn đề cho người quản lý rằng : liệu làm việc tại nhà có thực sự hiệu quả ? làm việc có năng suất ? làm sao có thể quản lý được tiến độ công việc ?

Dưới đây là một số lưu ý mình tích cóp được trong quá trình làm việc từ xa và ở nhà (WFH) trong 2 năm Covid rồi.

Thời gian làm việc

Thời gian cá nhân & công ty : khi chuyến qua mô hình WFH, rất dễ để mình lẫn lộn giữa việc cá nhân và việc công ty. Nên đôi khi giờ này việc khác là chuyện diễn ra nha cơm bữa. nên thống nhất khung giờ làm việc để mọi thành viên cùng tôn trọng về giờ hành chính. Nếu ở công ty chúng ta có mặt lúc 8 giờ và ra về lúc 5 giờ chiều, thì mọi người cũng nên tôn trọng giờ giấc như thế.

Tuy nhiên cũng không quá khắt khe trong khuôn khổ đấy, miễn sao trong thời gian làm việc tôi tin rằng tôi có thể kiếm thấy bạn.

Có một số trường hợp làm việc tại nhà lại làm nhiều hơn bình thường, thức khuya thức hôm làm. Nhưng bù lại sau đó là sức khỏe đi xuống và mệt mỏi. Nên ở đâu cũng vậy, cần có thời gian hợp lý, làm và nghỉ ngơi. Chúng ta cần một người chạy bền đến đích, còn hơn là chạy nhanh trong 5 phút đầu và bỏ cuộc giữa chừng.

Có lần 3h chiều tôi gọi cho một đồng nghiệp cần giúp đỡ. Bạn ấy không bắt máy và trả lời ” Xin lỗi ! tôi đang ăn trưa” !?!!?!?

Thời gian hội họp : cần thống nhất về thời gian hội họp và chuyển các cuộc họp sang online. Điều lưu ý khi họp online cũng như họp trên văn phòng là yếu tố đúng giờ. Và hơn đến là cuộc họp diễn ra đúng thời gian quy định và đạt được mục đích sao cho hiệu quả. ( bạn có thê tham khảo thêm bài quản lý thời gian hiệu quả )

Phân biệt On time và In time đơn giản nhất cùng cách dùng chi tiết - Tiếng Anh Free

Nếu đã làm ở nhà, mà còn họp hành lê thê, bạn sẽ mất đi thời gian để thực hiện công việc. Lúc đấy năng suất bạn chỉ kém đi. Vậy họp đúng giờ và kết thúc cũng nên đúng giờ.

Đồng phục

Đồng ý rằng chúng ta làm việc ở nhà thì có thể thoải mái trong ăn mặc. Sự thoải mái, nó sẽ tạo cảm giác cho chúng ta rằng chúng ta thực sự “ở nhà”. Vậy hãy lựa chọn trang phục phù hợp để bạn có thể ý thức được là bạn đang trong giờ làm việc. Đặc biệt nếu bạn là người thường xuyên và gọi điện làm việc với khách hàng.

How We Make Working From Home Actually Work | Pilot Fish Media

Hãy sử dụng Video Call

Đa phần mọi người không thích mặt họ được hiện lên trên màn hình video call. Một phần lý do là vì tâm lý không thoải mái và e ngại khi mọi người nhìn thấy mình.

Premium Vector | Work from home, and new normal concept illustration with young smiling people meeting via video call app.

Nếu bạn cũng thế thì chúng ta nên thay đổi. Kinh nghiệm khi làm qua một công ty Global là mình lúc nào cũng bật video khi gọi với mọi người.

Bởi vì những người ở một địa điểm khác trên thế giới, họ sẽ không hiểu điều gì xảy ra ở đây. Một tiếng cười có thể gây ra hiểu lầm rằng bạn đang cười anh ấy / cô ấy.

Video call sẽ giúp hạn chế những hiểu lầm không đáng có. và đưa chúng ta gần lại với nhau. Bạn sẽ quan sát thấy được người trong cuộc gọi có thực sự nghe bạn nói.

Một điểm hạn chế của video call là tốc độ mạng và đôi khi vì nó mà làm ngắt quãng câu chuyện.

Thống nhất công cụ làm việc

Để hỗ trợ làm việc tốt cho mọi người, tổ chức hay quản lý cũng cần nghĩ tới các công cụ cần thiết cho WFH và work Remote.

GUIDE] Should You Invest in Best High End Laptops For Business

What are the Project Management Tools that are used for effective Project Planning? - nTask

Bảo mật thông tin

Một khi làm việc ở nhà, vấn đề bảo mật thông tin cũng là điều mà tổ chức và nhà quản lý đau đầu. Hếu hết các công ty đều ra những quy chế và quy định bảo mật riêng khi nhân viên làm việc ở nhà. Một số ngân hàng là rào cản lớn vì họ có yêu cầu rất cao về bảo mật.

Một số lời khuyên :

Không dùng máy cá nhân làm việc công ty
Không nên làm việc ở không gian bên ngoài nếu bạn cần bảo mật ( ví dụ như quán cà phê)
Tập làm quen đến việc mã hóa thông tin (tập tin, số liệu, dữ liệu)
Một số thiết lập từ IT có thể phần nào hỗ trợ bảo mật ( Virtual Private Network hoặc Virtual Desktop Infrastructure , Amazon )

Cuối cùng thì bảo mật cũng quay về ý thức của mỗi cá nhân, người quản lý cần phổ biến và huấn luyên cho mọi người về ý thức này thường xuyên.

Nhàm chán, không vận động

Làm việc ở nhà sẽ gây nhàm chán vì thiếu giao tiếp và các hoạt động ngoài công việc. Đôi khi sẽ gây căng thẳng và trầm cảm cho một số người khi làm việc tại nhà quá lâu.

Mình đã gặp một anh bạn sau 6 tháng WFH và trở lại văn phòng. Anh gặp khó khăn trong quá trình giao tiếp trực tiếp và nói chuyện với mọi người xung quanh. Phải mất 3 tháng sau người đấy mới bình thường trở lại.

WFH đừng nên để thành nhàm chán, hãy :

Tạo ra các hoạt động thể dục ( Sport challenge )
Tạo ra các nơi hoạt động ảo (https://gather.town/)
Tạo ra các buổi trà chiều (Tea Break)
Hoặc các giải đấu game !
Một cuộc đua ảo (https://vrace.vnexpress.net/ – Vn Express Virtual Run )

Thỏa thuận làm việc

Sẽ không tốn quá nhiều thời gian để team thống nhất một thỏa thuận cho công việc khi cùng làm việc ở nhà. Tại vì chúng sẽ minh bạch cho các vấn đề ta gặp phải và mâu thuẫn.

Một thỏa thuận không phải là một văn bản cứng, mà thay đổi nếu mọi người cảm thây cần thay đổi ( tất nhiên tất cả phải cùng đồng ý) . Có thể ví dụ :

Trong những vấn đề cần giải quyết, chúng ta sẽ phản hồi trong vòng 2hrs đổ lại
Trong cuộc họp, nên chỉ để một người nói ( vì ai cũng nói thì …. nghe ai ? )
Tôi có quyền gọi cho bạn trong giờ làm việc bất cứ lúc nào ( Teams Call, Zoom Call ….)
….

*Công cụ vật lý*	Máy móc thiết bị cần thiết cho làm việc. Dễ di chuyển và linh hoạt. Để bạn ngồi ở đâu cũng co thể làm việc. Trong đợt dịch đầu tiên, công ty mình đã phải xách nguyên dàn PC về nhà và trả tiền Grab cho tất cả nhân viên. Và bây giờ thì tất cả đã có laptop.
*Công cụ quản lý*	Thiết lập các công cụ cần thiết để mọi người cùng làm việc và cập nhật trạng thái trên đó. – Các công cụ quản lý mã nguồn – Công cụ quản lý tài liệu : nơi đặt các biểu mẫu, hướng dẫn, quy định. – Công cụ quản công việc (có thể là phần mềm, các tập tin chia sẻ …. _
Công cụ cho giao tiếp/hội họp	– Thống nhất về các công cụ hội họp và thảo luận. Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ kể cả cho dân văn phòng như MS Teams, Skype, Slack, Zoom… thông nhất và chọn công cụ để cả tổ chức cùng dùng. ( từ team IT cho đến team nghiệp vụ đều có thể dùng chung)

Work From Home – Những điều cần lưu ý