Timebox – Sử dụng thời gian hiệu quả

Trong công việc của chúng ta hằng ngày, với nhịp độ và sự phát triển của xã hội, thì :

• Có rất nhiều công việc cần giải quyết cùng một lúc.
• Có rất nhiều cuộc họp diễn ra liên tục hàng ngày, và diễn ra hàng giờ.

Đến cuối ngày, công việc vẫn chưa xong. Các buổi họp thì chỉ toàn nghe nói và tranh luận, chẳng biết mình phải cần làm gì. Nếu bạn đang trong tình trạng như vậy và cảm thấy chán nản mệt mỏi. Mình hy vọng bài viết này có thể giúp được phần nào.

Timebox là gì

Timebox là khoảng thời gian đã thỏa thuận trước với một người hoặc một nhóm để hoàn thành một số mục tiêu. Thay vì cho phép công việc tiếp tục cho đến khi đạt được mục tiêu, phương pháp cho phép dừng công việc khi đạt đến giới hạn thời gian đã định và đánh giá những gì đã hoàn thành. (Agile Alliance)

Timebox trong công việc

Ở những công việc chúng ta làm thường có khái niệm deadline. Với những công việc đơn giản, dễ dàng thì deadline sẽ có hiệu quả. Đối với những việc phức tạp và đòi hỏi tìm hiểu và tìm tòi, thì deadline chỉ làm ta thêm áp lực. Và tất nhiên trễ deadline là chuyện như cơm bữa.

Bên cạnh đó có thêm một công cụ là Timebox trong công việc. Hãy đưa ra một mức thời gian mà bạn giả định bạn có thể hoàn thành một công việc (estimate).

• Ok, bắt đầu làm việc và dùng một công cụ nào đó để nhắc mình về thời gian còn lại. Có thể là một chiếc đồng hồ.
• Hết thời gian và bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc. đưa ra một timebox mới và bắt đầu một vòng lặp mới.
• Cứ thế và hy vọng sau 2 vòng lặp bạn có thể hoàn thành được công việc định ra.
• Nếu qua 3 vòng lặp mà công việc vẫn không thể xong, hãy dành thời gian để xem xét lại những nguyên nhân và liệu có nên tiếp tục.
  • Có thể công việc quá lớn và phức tạp mà bạn chưa chia nhỏ ra
  • Bạn đang bị một việc khác chi phối và quan trọng hơn
  • Nếu bạn vẫn không hoàn thành và trì hoàn vài lần, liệu công việc ấy có thực sự quan trọng ?
  • Bạn cần sự trợ giúp ?! tại sao không ?

Với tinh thần không ngừng phát triển PDCA (Plan-Do-Check-Act), thì bạn có thể kết hợp như hình bên dưới :

Timebox trong hội họp

“Những kẻ đùn việc rất thích hội họp. Những cuộc họp chính là “thiên đường” của họ, nơi mà họ cảm thấy mình là người quan trọng. Trong khi đó, công việc của những người khác bị gián đoạn khi phải họp hành liên miên như thế” – mục Ai Cũng Phải Làm – Khác Biệt Để Bức Phá

Ai cũng có nhu cầu làm viêc. Đó là những gì mình thấy được sau bao năm làm việc. Cho nên những cuộc họp kéo dài và đi những chủ đề không đâu vào đâu. Chúng khiến mình cảm thấy khó chịu và không giải quyết được gì trong khi còn cả núi việc cần xử lý.

Cho nên, những cuộc họp sẽ cần timebox. Để khi hết giờ thì ai về chỗ nấy để làm việc khác. Họp không nên kéo dãn hoặc cố nói thêm.

Một số lưu ý hữu ích khi bắt đầu một buổi họp :

1. Họp có mục đích – Mục đích buổi họp của chúng ta là gì ?
2. Thời gian không nên quá lâu ( thường là 1 tiếng). Trên 1 tiếng người nghe sẽ bắt đầu mệt và thiếu tập trung.
3. Cần có một người điều phối ( facilitator) để hoạt động diễn ra nhanh chóng và hỗ trợ mọi người ra quyết định. Nếu buổi họp có nhiều chủ đề thì sẽ có thể do nhiều người điều phối.
4. Giờ nào thì làm việc đó. Không dùng cuộc họp hiện tại để thay thế cho cuộc họp kế tiếp. Cho dù cuộc họp hiện tại có thể xong sớm hơn kế hoạch.
5. Họp đúng giờ. Đi trễ sẽ khiến toàn bộ cuộc họp thêm kéo dài. Tránh cả chục người chỉ chờ đợi một người.
6. Xác định những gì cần làm cuối buổi họp. Thường người diều phối hoặc người tổ chức họp sẽ chốt lại. Nếu có một thư ký trong buổi họp thì sẽ gửi lại những khi chú lại cho tất cả mọi người để kết quả không là lãng phí.

Timebox trong Scrum

Scrum và các sự kiện được thiết kế hoàn toàn nằm trong timebox. Ví dụ cho một Sprint 2 tuần :

Sự Kiện	Time Box	Mục đích
1. Sprint Planning	Tối đa 4 hrs	Team cùng lên kế hoạch cho sprint, đề ra mục tiêu cho sprint và danh sách công việc cần thực hiện
2. Daily Scrum	Tối đa 15 ms	Team chia sẻ về tiến độ và xem lại cam kết với mục tiêu của sprint, nêu lên các vấn đề.
3. Sprint Review	Tối đa 2 hrs	Cùng xem lại kết quả của Sprint và lấy phản hồi từ người dùng.
4. Sprint Retrospectives	Tối đa 1.5 hrs	Team hồi tưởng lại quá trình của sprint và nêu các điểm cần cải tiến, thay đổi
5. Sprint	2 tuần	Sprint tạo ra để giải quyết một vân đề trong khoảng một thời gian đưa ra

Vì các sự kiện là diễn ra liên tiếp nên :

• Khi sprint kết thúc mà vẫn còn vài mục chưa hoàn thành. Hãy bắt đâu một sprint mới và một kế hoạch mới tốt hơn. Kéo dài thêm vài ngày để hoàn thành nốt công việc chỉ góp phần cắt giảm bớt thời gian của sprint mới.
• Khi sự kiện kết thúc mà vẫn chưa hoàn thành được mục đích. Bạn có thể set thêm 1 timebox mới 15′ – 30′ để hoàn thành nốt phần còn lại. Nếu vẫn không hoàn thành, hãy tạm dừng và đưa nó vào một buổi khác.

Link Tham Khảo

• https://www.agilealliance.org/glossary/timebox – Agile Alliance
• https://www.agilealliance.org/why-we-all-use-timeboxes/ – Agile Alliance
• https://www.visual-paradigm.com/scrum/what-are-scrum-time-boxed-events/ – Visual Paradigm