Như ở bài trước về một số công cụ có sẵn để quản lý công việc. Phần tiếp theo sẽ giới thiệu qua các công cụ Free hiện nay theo tiêu chí – rẻ đẹp bền. Bạn có thể dùng ngay và đem lại hiệu quả cho công việc.
Trello
Đây là một công cụ miễn phí. Năm 2011, một bản mẫu được phát triển bởi Fog Creek Software. Nó được gọi là Trellis. Sau bản beta, Trello ra mắt tại TechCrunch Disrupt vào tháng 9 năm 2011 với các ứng dụng dành cho web và iPhone. Năm 2017, Trello được Atlassian mua lại và phát triển nó cũng như các đội phát triển.
Đây là một công cụ dễ sử đụng và linh hoạt . Với một tài khoản Google là chúng ta có thể nhanh chóng đăng nhập và tạo một bảng Dashboard cho công việc.
Các chức năng bao gồm :
- Tạo task và giao việc cho một cá nhân (Title, Description, Checklist, Deadline, Members)
- Tạo những thẻ label nhiều màu sắc (Labels/Tags)
- Gắn ảnh vào thẻ công việc (img cover)
- Giao diện trực quan có thể kéo thả công việc
- Tùy chọn giao diện nền ( background)
Trang chủ : https://trello.com/home
ClickUp
Cũng tương tự trello, chỉ vài thao tác đơn giản với tài khoản Google là bạn có thể đăng kí để trải nghiệm Click Up. Các bước đăng ký của click up có phần đa dạng hơn và tích hợp nhiều tính năng tùy chọn. Click up được thành lập năm 2017, sau đó nhanh chóng đưa ra bản beta trong cùng năm đấy. Sau đó phiên bản 2.0 được giới thiệu năm 2019 và phát triển tới ngày nay.
Các chức năng của Click up :
- Tạo task và giao việc cho một cá nhân (Title, Description, Checklist, Deadline, Members)
- Hỗ trợ tạo Sub-tasks (bên cạnh vẫn hỗ trợ checklist)
- Tạo những thẻ label nhiều màu sắc (Labels/Tags)
- Giao diện trực quan có thể kéo thả công việc
- Tùy chọn chế độ hiển thị đơn giản (simple,clean, mordern) và darkmode cho thanh công cụ (sidebar)
- Hỗ trợ hiển thị bằng cách gom nhóm (filter) theo Status, Asignee, Tags, Due Date và Custom Fields
Trang chủ : https://clickup.com/
Todoist
Todoist ban đầu không xuất phát từ một công ty hay từ một đội ngũ nào cả. Nó xuất phát từ một cậu sinh viên đang vật lộn với hàng đống thứ để hoàn thành khóa học. Vì vậy anh xây dựng một ứng dụng nhỏ để theo dõi toàn bộ quá trình. (2007)
Cuối cùng đó không phải là vấn đề chỉ riêng của cậu sinh viên đó mà của những người khác trên toàn cầu. Khán giả ngày càng đông. Nhóm nghiên cứu đã phát triển. Tầm nhìn ngày càng lớn. Các báo cáo lỗi và yêu cầu tính năng cũng tăng lên. Ở đâu đó, tất cả năng lượng đó để giúp những người căng thẳng sống bình tĩnh hơn, cuộc sống có tổ chức hơn đã kết hợp lại thành một công ty thực sự với sứ mệnh thực sự. Ngày nay, Doist là một đội đầu tiên từ xa gồm 93 người đại diện cho 41 quốc gia tại 39 quốc gia và 75 thành phố.
Các chức năng bao gồm :
- Tạo task và giao việc cho một cá nhân (Title, Deadline, Schedule, Reminder)
- Hỗ trợ tạo Sub-tasks , không hỗ trợ checklist
- Tạo những thẻ (Tags)
- Giao diện trực quan , nhưng không hỗ trợ kéo thả task.
- Tùy chọn chế độ hiển thị đơn giản (Sort by Due Date, Alphabet, Priority or custom)Fields
Asana
Đây cũng là một công cụ có thể đăng ký nhanh bằng gmail. Khi đăng ký thành công bạn sẽ có 30 ngày thử nghiệm các chức năng của Asana.
Khi những người sáng lập Dustin Moskovitz và Justin Rosenstein gặp nhau khi họ là kỹ sư hàng đầu tại Facebook. Khi Facebook phát triển, họ phát hiện ra rằng mọi người đã dành hơn nửa ngày để ngồi họp, trả lời email và tìm kiếm thông tin.
Vì vậy, Dustin và JR đã xây dựng một công cụ giúp các nhóm điều phối công việc dễ dàng hơn. Kết quả không chỉ cho các nhóm của họ rõ ràng về những gì phải làm và tại sao, mà còn có thời gian quay trở lại để tập trung vào những ý tưởng lớn. Ngay sau đó, họ đã thành lập Asana để dành thời gian xây dựng các giải pháp nhằm giúp nhiều nhóm hơn hoàn thành công việc tuyệt vời mà không cần phải bận rộn.
Điểm nhanh qua các chức năng của Asana :
- Tạo task và giao việc cho một cá nhân (Title, Description, Checklist, Deadline, Members)
- Hỗ trợ tạo Sub-tasks (không hỗ trợ checklist)
- Tạo những thẻ label nhiều màu sắc (Tags)
- Giao diện trực quan có thể kéo thả công việc
- Hỗ trợ hiển thị bằng cách gom nhóm (filter) theo Status, Asignee, Tags, Due Date và Custom Fields
- Đánh dấu milestones cho task
- Chuyển task sang chế độ Approval (Approve, Request Changes, Reject)
Bảng so sánh
Sau một vài công cụ thì mình có một bảng so sánh nhỏ dựa trên Free version (vì sẽ có những chức năng hỗ trợ tốt hơn nếu dùng bản trả phí) để đánh giá chung như sau :
| Chức năng/ App | Trello | Clickup | Todoist | Asana |
| Tạo task | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Giao task (Assignee) | ✓ | ✓ | ✘ | ✓ |
| Due Date | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Nội Dung (Description) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Tạo checklist trong Task | ✓ | ✓ | ✘ | ✘ |
| Tạo Sub-task | ✘ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Gắn ảnh cover cho task | ✓ | ✘ | ✘ | ✘ |
| Giao diện kéo thả trên Board | ✓ | ✓ | ✘ | ✓ |
| Tạo thẻ (Tags) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Hiển thị tùy chỉnh (Filter, Group) | ✘ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Tạo các luật tự động (Automation Action) | ✓ | ✓ | ✘ | ✘ |
| Tùy chỉnh hình nền (Background) | ✓ | ✘ | ✘ | ✘ |
| Đánh dấu milestone cho task | ✘ | ✘ | ✘ | ✓ |
| Chuyển Task sang chế độ Review Approve | ✘ | ✘ | ✘ | ✓ |
Về tổng quan thì đa phần các app có những chức năng hỗ trợ và không hỗ trợ riêng, nhưng với phiên bản miễn phí thì có thể đáp ứng được hầu hết các nhu cầu quản lý cho công việc hàng ngày. Click Up và Asana là hai công cụ mình thấy là khá tốt. Với mình thì Click Up có thể tạo thêm một số tác lệnh tự động nên cũng đã chọn nó để sử dụng cho bản thân.
Link Tham Khảo
- https://clickup.com/ – Click Up
- https://trello.com/– Trello
- https://todoist.com/ – Todoist
- https://app.asana.com/ – Asana