Một số công cụ quản lý công việc (Phần 1) – Có gì xài đó

Trong công việc có nhiều công cụ để quản lý công việc để tránh quên việc, ưu tiên những công việc phải làm trước, đánh dấu để theo dõi … Bài viết này sẽ giới thiệu một số công cụ hoặc gợi ý để bạn tránh quên và giữ đúng cam kết.

Một số công cụ đơn giản có sẵn

Sticky Notes của Window

Công cụ có sẵn xong Win10 của Microsoft. Những người dùng hệ window có thể biết đến chức năng này bắt nguồn từ phiên bản Window 7. Chức năng tiện dụng giúp người dùng có thể nhanh chóng ghi chú lại công việc. Khi mở máy làm việc, chúng ta có thể thấy chúng xuất hiện ngay lúc khởi động xong window nhắc ta nhớ những gì cần làm.

• Có thể viết nhanh các công việc cần làm bằng cách tạo một note.
• Có thể tạo nhiều note với khoảng 7 màu sắc khác nhau .
• Trực quan và có thể tùy biến đặt trên màn hình máy tính.
• Với phiên bản mới có thể đồng bộ thông tin lên Cloud .
• Định dạng nhanh văn bảng ( chữ đậm, nghiêng, gạch dưới, đầu mục, chèn hình).

Sticky Notes và bảng vật lý cá nhân

Trước khi có Sticky Notes điện tử thì chúng ta vẫn có thói quen là dùng sticky notes trong văn phòng. Đây là thói quen tốt để ghi lại công việc cần làm, cần lưu ý và dán ngay trước màn hình hoặc 1 tấm bảng nhỏ trên bàn làm việc của bạn.

Một lưu ý nhỏ là vì đây là giấy note vật lý nên sẽ có thể bị thất lạc hay rơi mất.

• Hãy dùng loại sticky notes với keo dính tốt.
• Biết cách gỡ note để giấy không bị cong ( kéo từ giữa tờ giấy).
• Nên dán ngay trên màn hình hoặc laptop để có thể lỡ có rơi thì không bị lạc mất.

Nếu chịu khó một chút bạn có thể thiết kế một bảng Kanban nhỏ để thể hiện tình trạng của công việc. Các tờ note sẽ được dán vào cột tương ứng để thể hiện trạng thái của công việc. Số lượng cột bạn có thể tùy biến thêm vào. Dạng đơn giản nhất vẫn là (ToDo-Doing-Done)

P/S: Mục đích của công cụ này là tập thói quen ghi và sắp xếp công việc của mình. Cho dù nếu có đầy đủ các công cụ điện tử thay cho giấy note thủ công, nhưng nếu bạn không có thói quen ghi chép và chú thích thì công cụ nào cũng không thể giúp được cho bạn.

Notepad hay Notepad ++

Đây lại là thêm một công cụ tiện ích của Microsoft mà ta cần biết đến. Notepad là một công cụ có tuổi đời còn lâu hơn Sticky Notes. “Nó được phát hành lần đầu dưới dạng chương trình MS-DOS dựa trên chuột vào năm 1983 và đã được đưa vào tất cả các phiên bản Microsoft Windows kể từ Windows 1.0 năm 1985.” ( Wikipedia)

Trong một cuộc họp, nếu để mở một phần mềm nào để ghi lại những nội dung cuộc họp, thì Notepad sẽ là công cụ nhanh và hữu ích. Để mở Notepad so với những công cụ khác hỗ trợ chức năng ghi chú, thì Notepad có thời gian nhanh gấp nhiều lần.

Một bản có thể xem là nâng cấp của Notepad là Notepad++. Nó hoàn toàn miễn phí và nhanh không kém gì Notepad. Đây cũng là một công cụ yêu thích của mình, vì nó hỗ trợ thêm các chức năng định dạng văn bản. Với một số nhà phát triển phầm mềm, nó có thể xem và code trực tiếp.

Hộp Mails

Một điều mình đã giữ được trong suốt 5 năm làm việc là luôn đọc hết các email trong hộp mail của mình. Với bạn nào thường xuyên làm việc với hộp mail thì có nhiều cách để theo dõi công việc qua các email

• Theo dõi trạng thái Read/Unread : các email chưa xử lý và xử lý sau hãy unread và bỏ chúng vào thư mục tương ứng. Số lượng những email chưa đọc sẽ được ngay kế bên thư mục để bạn có thể lưu ý.

• Theo dõi bằng cách lập ra các Rule: chức năng tiếp theo khá hữu ích trong mail là rule. Bạn tạo ra các nguyên tắc để chuyển các email gửi đến vào thư mục mà bạn chỉ định. Sẽ có những nhân vật mà bạn luôn ưu ái dành nguyên một thư mục riêng cho họ. Một ví dụ là sếp của bạn. Bạn có thể chia thư mục theo tên của khách hàng hoặc là thư mục Todo, Inprogress và Done.

• Theo dõi bằng Categories

Bạn có thể tạo loại mục theo ý thích và đánh dấu email tùy theo tính chất công việc. Màu sắc trực quan sẽ giúp bạn phân loại và ưu tiên email.

• Theo dõi bằng Flag

Chức năng theo dõi email bằng một lá cờ. Một khi bạn đã đánh dấu, outlook sẽ nhắc nhở bạn khi công việc gần đến hạn. Giao diện dưới cũng có thể xuất hiện khi bạn click phải vào bất cứ email nào trong outlook.

• Theo dõi bằng Calendar

Calendar ngoài việc để lên kế hoạch hội họp, thì bạn cũng có thể lên một calendar cho bản thân. Hãy tự đặt cho bản thân mình một cuộc hẹn để giải quyết một vấn đề và trong khoảng thời gian bạn đưa ra. Nghe có vẻ giống với cách quản lý thời gian mà mình đã đề cập.

Đây là một cách mà mình học khi làm việc cùng một anh quản lý. Khi mình cần giải quyết một vấn đề cùng anh trong khi anh đang bận. Anh sẽ hỏi là khi nào em rãnh và anh rãnh. Sau đấy anh sẽ mở canlendar và kiểm tra thời gian của cả hai. Và cuối cùng là đặt một lịch hẹn như đã thống nhất. Và cả hai quay về chỗ làm việc khác.

Tham Khảo :

• https://en.wikipedia.org/wiki/Kanban_(development) – Kanban Wikipedia
• https://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Notepad – Notepad Microsoft
• https://notepad-plus-plus.org/downloads/ – Notepad++
• https://saigondeveloper.com/timebox-su-dung-thoi-gian-hieu-qua/ – Saigon Developer Sử dụng thời gian hiệu quả